Kompletní průvodce evidencí majetku: Jak mít přehled nad firemním vybavením a zařízeními

Proč je důležitá evidence majetku?

Každá firma, ať už malá nebo velká, disponuje řadou zařízení, nástrojů a vybavení, které jsou nezbytné pro její chod. Bez jasné evidence se ale snadno ztrácí přehled. To může vést k:

• Finančním ztrátám – nedohledané či nevyužívané zařízení.

• Neefektivitě – obtížné plánování údržby nebo obnovy vybavení.

• Nedodržení legislativních povinností – některé typy zařízení vyžadují pravidelné revize či kontroly.

Správná evidence pomáhá tyto problémy eliminovat a nabízí řadu dalších výhod, jako je zjednodušení auditu, přesnější účetnictví a snadnější sdílení majetku mezi odděleními.

Jak evidovat majetek efektivně?

Existuje několik klíčových kroků, které vám pomohou zavést nebo zlepšit evidenci majetku.

1. Identifikujte všechen firemní majetek

Prvním krokem je vytvoření kompletního seznamu všech zařízení, nástrojů a vybavení. Sem patří:

• IT technika (počítače, tiskárny, servery),

• kancelářský nábytek,

• vozidla,

• výrobní stroje,

• software a licence.

Každý majetek by měl být přesně popsán, včetně typu, modelu, sériového čísla a dalších identifikačních údajů.

2. Zaveďte kategorizaci majetku

Rozdělení majetku do kategorií vám usnadní orientaci. Například:

• Hmotný majetek: stroje, nábytek, zařízení.

• Nehmotný majetek: software, licence.

• Krátkodobý majetek: drobné vybavení, nástroje.

3. Použijte štítky a označení

Každý předmět by měl být opatřen jasným označením, například čárovým kódem nebo QR kódem. Tím usnadníte inventarizaci a dohledání konkrétního vybavení.

4. Pravidelně aktualizujte evidenci

Evidence majetku není jednorázový proces. Každá změna – ať už jde o nákup nového vybavení, jeho přesun nebo vyřazení – by měla být okamžitě zaznamenána.

5. Využijte moderní nástroje pro správu majetku

Spravovat majetek ručně nebo v tabulkách může být nepraktické a časově náročné. Proto doporučujeme využít specializovaný software, který umožňuje:

• evidenci veškerého majetku na jednom místě,

• sledování životního cyklu zařízení,

• plánování údržby a revizí,

• generování reportů a statistik.

INSIO: Jednoduchá správa majetku díky našemu CAFM řešení

Naše řešení pro Facility Management (CAFM) vám umožní mít vše pod kontrolou. Díky intuitivnímu rozhraní a široké škále funkcí je správa majetku jednodušší než kdy dříve.

Systém INSIO nabízí:

• Komplexní evidenci majetku: Sledujte, kde se nachází vaše zařízení, kdo jej využívá a jaký je jeho stav.

• Automatizaci procesů: Naplánujte revize, údržbu nebo obměnu zařízení a nechte systém, aby vás automaticky upozornil.

• Snadné sdílení dat: Přístupné odkudkoliv – z počítače i mobilu.

• Přehledné reporty: Mějte detailní přehled o nákladech na majetek a jeho využití.

Závěr: Investice do přehledné evidence se vyplatí

Evidence majetku není jen administrativní úkon – je to základ efektivního řízení firmy. Díky přehledu o svém vybavení můžete optimalizovat náklady, zlepšit využití zdrojů a eliminovat rizika spojená s neplánovanými výpadky.

S INSIO CAFM systémem navíc získáte nejen nástroj pro správu majetku, ale komplexní řešení, které posune váš byznys na vyšší úroveň.

Chcete se dozvědět více? Kontaktujte nás a získejte přehled nad svým firemním majetkem ještě dnes!