Efektivizácia pracovných procesov v účtovníctve: Ako na to?

Problematika tradičného účtovníctva

Účtovné oddelenie sa neustále stretáva s mnohými výzvami. Dlhé spracovanie faktúr, komplikovaná správa zmlúv, chyby vedenia účtovných kníh a nezrovnalosti v skladovom hospodárstve sú len niektoré z nich. Každá z týchto oblastí vyžaduje dôkladnú pozornosť a správne spracovanie, aby bola zabezpečená finančná presnosť a dodržiavanie regulačných štandardov. Správne spracovanie faktúr zahŕňa nielen ich záznam a úhradu, ale tiež sledovanie toku peňazí a správu vzťahov s dodávateľmi.

• Spracovanie faktúr je časovo náročné a náchylné na chyby, čo vyplýva z nutnosti spracovať veľké množstvo faktúr, vrátane ich príjmu, overenia, zaúčtovania a archivácie. 

• Správa zmlúv vyžaduje dôsledné sledovanie a obnovu zmluvných termínov.

• Chyby v účtovných knihách môžu viesť k finančným nezrovnalostiam, čo núti firmu sledovať, či má dostatok peňazí pre svoje operácie.

• Skladové hospodárstvo prináša výzvy spojené so správnou evidenciou a prehľadom zásob a pravidelné vykonávanie inventúr je nevyhnutné pre správne vedenie účtovníctva.

• Dodržiavanie regulačných štandardov zahŕňa neustále aktualizácie a dodržiavanie predpisov.

• Vzťahy s dodávateľmi vyžadujú efektívny management a rýchlu komunikáciu.

Výhody digitalizácie v účtovníctve

Digitalizácia zasahuje do všetkých aspektov podnikania, a účtovníctvo nie je výnimkou. Moderné digitálne nástroje ponúkajú efektívnejšie spôsoby spracovania a správy účtovných dát, čo vedie k významnému zníženiu administratívy a eliminácii papierovania. To šetrí čas a znižuje pravdepodobnosť chýb, ktoré môžu vyplývať z manuálneho spracovania.

INSIO mení hru

INSIO nie je účtovný software; je to robustná platforma, ktorá integruje rôzne podnikové procesy a uľahčuje prácu účtovného oddelenia. Vďaka schopnosti napojiť sa na rôzne účtovné a ERP systémy, umožňuje automatizáciu mnohých operácií, ktoré by inak vyžadovali manuálne prácu.

Predstavte si situáciu:

Dostávate faktúry v papierovej forme a musíte ich ručne zapisovať do systému. INSIO tento proces zrýchľuje vďaka skenovaniu a nahrávaniu faktúr priamo do systému, kde sú automaticky spracované a pripravené na schválenie alebo úhradu.

Kľúčové vlastnosti systému INSIO: 

• Automatizácia a integrácia: Možnosť napojenia na rôzne účtovné systémy, ako sú SAP a MS Dynamics, to minimalizuje potrebu manuálneho prepisovania dát. Funkcia automatického vyťažovania dát z faktúr až na úroveň položiek, párovania s objednávkami či zmluvami a ich prenos do účtovného systému.

• Centralizovaná správa zmlúv a objednávok: Ukladanie všetkých zmlúv a objednávok v online prostredí na jednom mieste, čo zjednodušuje prístup a správu. Schvaľovacie procesy možno nastaviť podľa firemných politík.

• Evidencia majetku: Sledovanie firemného majetku a zásob s aktuálnymi informáciami o stave a hodnote majetku.

• Reporting a dashboards: Pokročilé možnosti reportingu a vizualizácie dát, ktoré umožňujú účtovníkom a finančným manažérom efektívne sledovať a analyzovať finančnú výkonnosť firmy v reálnom čase.

• Mobilná aplikácia: Umožňuje účtovníkom efektívne pracovať odkiaľkoľvek, využívajúc technológie ako GPS, NFC, QR kódy alebo čiarové kódy pre ideálnu prácu v teréne.

• Schvaľovacie procesy: Zjednodušuje proces schvaľovania faktúr a poskytuje úplný prehľad o všetkých faktúrach a stave ich spracovania pre lepšiu kontrolu nad financiami.

• Bezpečnosť: Digitálny obežný dokumentov znižuje potrebu papierových záznamov a zabezpečuje bezpečnosť údajov s certifikáciou ISO 27001, podporuje zelené a udržateľné podnikové procesy.

• Merateľné výsledky s INSIO: Užívatelia hlásia až 65% úsporu času svojich účtovníkov, spolu s možnosťou spracovať viac ako 1200 faktúr za deň.

Spokojní Klienti a Referencie

Firmy ako UNION poisťovňa a Heimstaden hlásia významné zlepšenie efektivity a zníženie nákladov. Systém im skrátil čas potrebný na schválenie faktúr až o 35 % a každý zamestnanec ušetril priemerné 9 hodín práce mesačne.

Zhrnutie

Účinnosť účtovných procesov nie je len o úsporách času a nákladov. Je to o prevzatí kontroly nad firemnými procesmi, zabezpečení flexibility v každodenných úlohách a umožnení vášmu tímu pracovať múdrejšie, nie ťažšie.

Chcete sa dozvedieť viac o tom, ako môže INSIO pomôcť vašej firme? Pre viac informácií navštívte našu webovú stránku alebo nás kontaktujte.