Prečo digitálne?

Cestovné príkazy sú nevyhnutnou súčasťou firmy, umožňujú evidenciu a úhradu nákladov spojených so služobnými cestami. V dobe, keď papierovanie ustupuje efektívnosti online riešení, digitalizácia cestovných príkazov prináša revolúciu v rýchlosti, presnosti a dostupnosti týchto dôležitých dokumentov.

Namiesto vyplňovania formulárov ceruzkou a kalkuláciou výdavkov na papieri môžete mať online systém na automatické výpočty, elektronické schvaľovanie, archiváciu a reporty. Táto digitalizácia nielen zjednodušuje procesy, ale tiež poskytuje lepší prehľad o nákladoch a uľahčuje dodržiavanie legislatívnych požiadaviek.

Výhody digitalizácie:

• Efektivita: Jednoduché vyplnenie a schvaľovanie príkazov online šetrí čas a zbaví vás papierovania.

• Presnosť: Automatizované výpočty eliminujú riziko chýb.

• Dostupnosť: Informácie sú dostupné odkiaľkoľvek a umožňujú správu cestovných príkazov na diaľku.

• Ekológia: Nízka spotreba papiera je správnym krokom k ochrane životného prostredia.

Legislatíva a požiadavky v roku 2024

V roku 2024 sa legislatíva v oblasti cestovných príkazov sprísnila. Súvisiace právne rámce tak reflektujú potrebu transparentnosti a digitálnej integrácie v obchodných procesoch. 

Firmy majú povinnosť zabezpečiť splnenie týchto požiadaviek:

Elektronická archivácia: Aktuálne predpisy vyžadujú, aby firmy archivovali cestovné príkazy a súvisiace dokumenty elektronicky po dobu minimálne desiatich rokov.

Ochrana osobných údajov: Všetky informácie musia byť spracované a uchovávané v súlade s GDPR a ďalšími predpismi o ochrane údajov.

Transparentnosť a dôkazné bremeno: V prípade auditu musí firma dokázať účelnosť a nevyhnutnosť týchto výdavkov.

V tomto meniacom sa legislatívnom prostredí prichádza INSIO s pokročilým riešením, ktoré eliminuje potrebu osobne sa trápiť nariadeniami. Už nemusíte tráviť hodiny sledovaním zmien v sadzbách, pásmach, kategóriách a intervaloch, ktoré sú navyše rôzne v závislosti od lokality. Vďaka automatickému sledovaniu legislatívnych zmien zostanete vždy o krok vpred.

Čo ponúka produkt INSIO Cestovné príkazy

Komplexný balíček premení vaše rutinné úlohy na plynulé a bezproblémové procesy
a prostredníctvom jedného intuitívneho rozhrania vám umožní jednoduché vytváranie, schvaľovanie a archiváciu cestovných príkazov. Automatizácia výpočtov, integrované schvaľovacie procesy, prehľady o nákladoch a ponuka pokročilých funkcií zabezpečí dodržiavanie legislatívnych požiadaviek.

INSIO prináša množstvo výhod:

• Zníženie administratívy: Eliminuje ľudské chyby a uľahčuje správu náhrad.

• Okamžitá dostupnosť: Prístup k údajom a reportom z akéhokoľvek miesta a zariadenia.

• Súlad s legislatívou: Zabezpečenie, že vaša firma vždy spĺňa najnovšie právne požiadavky.

• Bezpečnosť a ochrana údajov: Údaje sú bezpečne uložené v súlade s GDPR a ďalšími reguláciami.

• Zníženie nákladov: Minimalizácia administratívnych a papierových nákladov.

Príklad z praxe:

Distribučná spoločnosť sa potýkala s vysokými nákladmi a časovou náročnosťou spojenou s papierovým spracovaním cestovných príkazov. Proces schvaľovania bol pomalý a často spôsoboval oneskorenia v úhradách zamestnancom, strácali sa doklady a neexistovali reporty.

Po zavedení INSIO došlo k radikálnej zmene

Zjednodušenie procesov znížilo čas potrebný na spracovanie cestovných príkazov z niekoľkých hodín na niekoľko minút.

Prehľady všetkých ciest zjednodušili úhrady a finančné reporting. Vedúci mali lepší prehľad o cestách zamestnancov a nákladoch.

Mobilný prístup umožnil zamestnancom podávať a sledovať svoje cestovné príkazy odkiaľkoľvek.

Výsledkom bolo zníženie administratívnej záťaže, spokojnosť zamestnancov vďaka rýchlejšiemu vyplácaniu náhrad a zlepšenie efektivity firemných procesov. Distribučná spoločnosť tiež zaznamenala zníženie nákladov spojených s administratívou, čo prispelo k lepšiemu fungovaniu firmy.

Pripravte sa na budúcnosť s INSIO

V období digitalizácie a hľadania efektívnejších spôsobov práce je prechod k online cestovným príkazom správnym krokom pre každú modernú firmu. INSIO ponúka riešenie, ktoré uľahčuje správu cestovných príkazov a zaručuje dodržiavanie aktuálnych legislatívnych predpisov. Prechodom na digitálne cestovné príkazy INSIO môžete zvýšiť spokojnosť vašich zamestnancov a otvoriť dvere novým možnostiam pre vašu firmu. 

Najnovšie inovácie a trendy tvoria neodmysliteľnú budúcnosť každej spoločnosti, a vízia INSIO mieri ešte ďalej - bezpapierová kancelária a zautomatizované procesy tak, aby sa zamestnanci mohli sústrediť len na to dôležité a neopakovali rutinné činnosti.