Porsche Česká Republika s.r.o., zastupujúci najväčšieho európskeho výrobcu automobilov, je významným hráčom na českom automobilovom trhu. Spoločnosť s viac ako 500 zamestnancami a širokou modelovou radou vozidiel, od ekonomických po prémiové SUV a úžitkové vozidlá, kladie veľký dôraz na komplexné služby zákazníkom. Rozhodnutie pre digitalizáciu vychádzalo z potreby automatizovať existujúce procesy a zefektívniť prácu zamestnancov, ktorá už nebola udržateľná len s využitím excelu alebo papierovej dokumentácie. 

Čo spoločnosť chcela dosiahnuť?

Ciele boli jasné: premeniť a optimalizovať existujúce procesy od nákupných požiadaviek a správy zmlúv po dochádzku a časovú evidenciu a poskytnúť používateľom intuitívne prostredie pre zamestnancov a ich každodenné aktivity. Spoločnosť hľadala flexibilné a robustné riešenie, ktoré by nahradilo alebo integrovalo existujúce systémy a zjednodušilo interné procesy.

Prečo INSIO?

Po starostlivom zvážení bol vybraný software INSIO kvôli jeho flexibilite a širokej škále modulov. Výber bol podporený aj ľahkou integráciou s existujúcimi systémami, minimalizujúcou potrebu rozsiahlych zmien v IT infraštruktúre Porsche. Vďaka modulárnemu dizajnu INSIO bolo možné rýchlo implementovať riešenie prispôsobené špecifickým požiadavkám vo všetkých požadovaných oblastiach. Významnú rolu zohrávala aj ponuka analytických a reportovacích nástrojov, ktoré poskytujú detailný prehľad o operáciách a výkonnosti spoločnosti.

Prínosy a výsledky

Vďaka digitalizácii s INSIO firma Porsche Česká Republika s.r.o. zaznamenala množstvo výhod:

Nákupné objednávky: Automatizácia procesu nákupných objednávok priniesla nielen urýchlenie a zjednodušenie schvaľovacieho procesu, ale vďaka integrácii so SAP aj prehľadnejšiu správu dodávateľov a lepšiu komunikáciu s partnermi.

Správa zmlúv: Prechod na správu zmlúv znamenal, že vytváranie, schvaľovanie a ukladanie zmlúv je teraz rýchlejšie a plynulejšie. S centrálnym úložiskom a upozorneniami, ktoré informujú o blížiacom sa konci platnosti zmlúv, je ich správa intuitívnejšia a prehľadnejšia. Plusom je tiež digitálne podpisovanie a sledovanie zmien v dokumentoch pred ich finálnym schválením, ktoré používateľom poskytuje istotu v presnosti a úplnosti zmluvných podmienok.

Dokumenty a sledovanie platnosti: Systém správy dokumentov zabezpečil ľahkú prístupnosť všetkých dokumentov a bezpečné uloženie v súlade s internými predpismi. Funkcia potvrdenia prečítania a obmedzenej viditeľnosti dokumentov podľa užívateľských práv zvýšila internú kontrolu a dodržiavanie noriem. Toto zároveň uľahčilo audítne procesy.

Dochádzka a časová evidencia: Zamestnanci sa môžu bez problémov prihlasovať a zaznamenávať svoje pracovné hodiny z ľubovoľného miesta, čo zjednodušilo výpočty miezd a prinieslo výraznú úsporu času pri príprave mzdových výkazov.

Cestovné príkazy: Systém zjednodušil plánovanie služobných ciest a vypočítavanie náhrad v súlade s platnou legislatívou. To prinieslo rýchlejšie schválenie a vyplácanie cestovných náhrad s menšou administratívnou záťažou.

Úspora času a nákladov: Vďaka zjednodušeniu každodenných činností sa podarilo ušetriť až 9 hodín práce mesačne každého zamestnanca. Súčasne vďaka zefektívneniu rutinných úloh a obmedzeniu manuálnej práce došlo k výraznému zníženiu výdavkov.

Flexibilita a integrácia: Systém bol jednoducho integrovaný s existujúcimi systémami (vrátane SAP).

Čo INSIO zmenilo?

Zavedenie INSIO predstavovalo veľký skok vpred v spôsobe, akým firma spravuje svoje každodenné aktivity. Od nákupných objednávok a správy zmlúv, cez dokonalú organizáciu dokumentov až po dochádzku a evidenciu pracovnej doby – všetko sa presunulo do online prostredia. 

Čo to prinieslo? Rýchlejšie procesy, menej papierovania a spokojnejších zamestnancov, ktorí teraz majú viac času venovať tomu, čo má skutočný význam.

Roman Marsa, Project Manager, zdieľa svoje skúsenosti:

"Spoluprácou s INSIO sme získali flexibilnejšie pracovné prostredie a významne znížili náklady. Presun do online priestoru nám umožňuje stretávať sa virtuálne s plnou podporou práce na zdieľaných dokumentoch online, či už sa jedná o objednávky, zmluvy, výkazy dochádzky alebo cestovné príkazy."

Záver

Digitalizácia nie je len trend. Predstavuje kľúčovú stratégiu v konkurencieschopnosti na súčasnom aj budúcom trhu. Spolupráca s INSIO priniesla tejto poprednej spoločnosti v automobilovom priemysle značné konkurenčné výhody, od zjednodušenia firemných procesov až po poskytovanie lepších služieb zákazníkom.

Tento príklad ukazuje, že investícia do správneho digitálneho riešenia môže viesť k výrazným zlepšeniam vo všetkých aspektoch podnikania, že je možné prekonať rôznorodé výzvy a dosiahnuť mimoriadne výsledky. Správne zvolený technologický partner môže firmu posunúť na novú úroveň.