Proč digitálně?

Cestovní příkazy jsou nezbytnou součástí firmy, umožňují evidenci a úhradu nákladů spojených se služebními cestami. V době, kdy papírování ustupuje efektivitě online řešení, digitalizace cestovních příkazů přináší revoluci v rychlosti, přesnosti a dostupnosti těchto důležitých dokumentů.

Místo vyplňování formulářů tužkou a kalkulací výdajů na papíře můžete mít online systém na automatické výpočty, elektronické schvalování, archivaci a reporty. Tato digitalizace nejen zjednodušuje procesy, ale také poskytuje lepší přehled o nákladech a usnadňuje dodržování legislativních požadavků.

Výhody digitalizace:

• Efektivita: Snadné vyplnění a schvalování příkazů online šetří čas a zbaví vás papírování.

• Přesnost: Automatizované výpočty eliminují riziko chyb.

• Dostupnost: Informace jsou dostupné odkudkoli a umožňují správu cestovních příkazů na dálku.

• Ekologie: Nízká spotřeba papíru je správným krokem k ochraně životního prostředí.

Legislativa a požadavky v roce 2024

V roce 2024 se legislativa v oblasti cestovních příkazů zpřísnila. Související právní rámce tak reflektují potřebu transparentnosti a digitální integrace v obchodních procesech. 

Firmy mají povinnost zajistit splnění těchto požadavků:

Elektronická archivace: Aktuální předpisy vyžadují, aby firmy archivovaly cestovní příkazy a související dokumenty elektronicky po dobu minimálně deseti let.

Ochrana osobních údajů: Veškeré informace musí být zpracovávány a uchovávány v souladu s GDPR a dalšími předpisy o ochraně dat.

Transparentnost a důkazní břemeno: V případě auditu musí firma prokázat účelnost a nezbytnost těchto výdajů.

V tomto proměnlivém legislativním prostředí přichází INSIO s pokročilým řešením, které eliminuje potřebu osobně se trápit nařízeními. Už nemusíte trávit hodiny sledováním změn v sazbách, pásmech, kategoriích a intervaly, které jsou navíc různé v závislosti na lokaci. Díky automatickému sledování legislativních změn zůstanete vždy o krok napřed.

Co nabízí produkt INSIO Cestovní příkazy

Komplexní balíček přetvoří vaše rutinní úkoly v plynulé a bezproblémové procesy a prostřednictvím jednoho intuitivního rozhraní vám umožní snadné vytváření, schvalování a archivaci cestovních příkazů. Automatizace výpočtů, integrované schvalovací procesy, přehledy o nákladech a nabídka pokročilých funkcí zajistí dodržování legislativních požadavků.

INSIO přináší řadu výhod:

• Snížení administrativy: Eliminuje lidské chyby a usnadňuje správu náhrad.

• Okamžitá dostupnost: Přístup k datům a reportům z jakéhokoli místa a zařízení.

• Soulad s legislativou: Zajištění, že vaše firma vždy splňuje nejnovější právní požadavky.

• Bezpečnost a ochrana dat: Data jsou bezpečně uložena v souladu s GDPR a dalšími regulacemi.

• Snížení nákladů: Minimalizace administrativních a papírových nákladů.

Příklad z praxe:

Distribuční společnost se potýkala s vysokými náklady a časovou náročností spojenou s papírovým zpracováním cestovních příkazů. Proces schvalování byl pomalý a často způsoboval zpoždění v úhradách zaměstnancům, ztráceli se doklady a neexistovaly reporty.

Po zavedení INSIO došlo k radikální změně

Zjednodušení procesů snížilo čas potřebný na zpracování cestovních příkazů z několika hodin na několik minut.

Přehledy veškerých cest zjednodušily úhrady a finanční reporting. Vedoucí měli lepší přehled o cestách zaměstnanců a nákladech.

Mobilní přístup umožnil zaměstnancům podávat a sledovat své cestovní příkazy odkudkoli.

Výsledkem bylo snížení administrativní zátěže, spokojenost zaměstnanců díky rychlejšímu vyplácení náhrad a zlepšení efektivity firemních procesů. Distribuční společnost také zaznamenala snížení nákladů spojených s administrativou, což přispělo k lepšímu fungování firmy.

Připravte se na budoucnost s INSIO

V období digitalizace a hledání efektivnějších způsobů práce je přechod k online cestovním příkazům správným krokem pro každou moderní firmu. INSIO nabízí řešení, které usnadňuje správu cestovních příkazů a zaručuje dodržování aktuálních legislativních předpisů. Přechodem na digitální cestovní příkazy INSIO můžete zvýšit spokojenost vašich zaměstnanců a otevřít dveře novým možnostem pro vaši firmu. 

Nejnovější inovace a trendy tvoří neodmyslitelnou budoucnost každé společnosti, a vize INSIO míří ještě dále - bezpapírová kancelář a zautomatizované procesy tak, aby se zaměstnanci mohli soustředit jen na to důležité a neopakovali rutinní činnosti.