INSIO Software: Jeden systém pro řízení celé firmy

Cílem je umožnit firmám přechod na bezpapírovou kancelář a zajistit, aby veškeré firemní záležitosti byly přehledně dostupné na počítači i v mobilním zařízení.

Ať už se jedná o efektivní správu dokumentace, komunikaci s klienty, personalistiku nebo správu a údržbu budov, INSIO poskytuje centralizované řešení z jednoho místa. Tímto přístupem pomáhá firmám šetřit náklady a pozvednout je na novou úroveň podnikání.

Jaké produkty a funkce INSIO nabízí?

Správa budov a zařízení (CAFM)

Komplexní řešení pro správu nemovitostí a zařízení, včetně snadného plánování a monitorování údržby, optimalizace provozních nákladů a zajištění okamžitého přístupu k důležitým informacím o objektech z libovolného místa, online i offline, přičemž systém automaticky respektuje legislativní normy.

Evidence budov a zařízení

Umožňuje centralizované spravování a přístup k informacím o vašich nemovitostech a zařízeních, což facilituje efektivní plánování údržby a zlepšuje rozhodovací procesy.

Automatizované plánování údržby

Systém preventivní údržby minimalizuje riziko poruch a prodlužuje životnost zařízení, zároveň zajišťuje rychlou reakci na nečekané události a minimalizuje dobu přerušení práce.

Objektový pasport

Poskytuje kompletní přehled historie, změn a údržby objektů, což usnadňuje pochopení jejich specifik a stavu, a tím zjednodušuje jejich správu a údržbu díky rychlému přístupu k potřebným dokumentům.

Řízení techniků a dodavatelů

Nástroj pro přehled o výkonnosti a produktivitě vašich týmů usnadňuje rozhodování o nasazení pracovních sil.

Archivace technické dokumentace

Zajištění bezpečného uložení a snadného přístupu k technické dokumentaci.

Integrace CAD a BIM

Vizualizace a prostorové analýzy s integračními nástroji CAD a BIM umožňují přesné plánování a identifikaci potenciálních problémů dříve, než k nim dojde. Tato předvídavost napomáhá efektivnímu využívání prostoru a zdrojů.

Energetický management

Podrobná analýza spotřeby energie a udržitelnostních praktik nabízí cenné informace pro snížení nákladů a podporu ekologického provozu podniku.

Správa smluv

Centralizované uchování smluv a automatická upozornění na důležité termíny zajistí, že nikdy nezmeškáte obnovu nebo ukončení smlouvy. Navíc systém zjistí, zda nedošlo k neautorizovaným změnám ve smlouvách před jejich finálním schválením.

• Automatizované plánování údržby

• Evidence zařízení a revizí

• Centralizovaná dokumentace

• Optimalizace nákladů

• Správa zařízení

• Mobilní aplikace

Schvalování faktur

Automatizuje a zjednodušuje proces schvalování faktur, optimalizuje finanční toky a poskytuje transparentní přehled o všech výdajích.

Vytěžování faktur

Automatické rozpoznávání a extrakce údajů z faktur eliminuje manuální zadávání a zvyšuje přesnost.

Online schválení

Schvalovat faktury online dovoluje konkrétním zaměstnancům, což urychluje celý proces.

Automatické zaúčtování

Po schválení faktur INSIO automaticky zaúčtuje faktury do účetního systému.

Workflow

Pokročilé možnosti nastavení procesů včetně nastavení různých rolí uživatelů.

Reporting a analytika

Hlubší vhled do fakturačního procesu díky rozsáhlým možnostem reportingu a analytiky. Schopnost sledovat stav faktur v reálném čase.

• Přesné vícestupňové schvalování

• Snadná komunikace s dodavateli

• Přehled o platbách

• Automatické vytěžování faktur

• Souhrn stavu faktur a objednávek

• API integrace účetnictví

Cestovní příkazy

INSIO zjednodušuje správu služebních cest od počáteční žádosti až po vyúčtování nákladů. Automatizovaný systém pro služební cesty zvyšuje efektivitu plánování, schvalování a vykazování výdajů a tím šetří čas i administrativní činnost.

Žádosti o služební cestu

Zaměstnanci mohou snadno podávat žádosti o služební cesty s přesnými informacemi.

Vyplácení záloh

Automatizovaný systém pro vyplácení záloh zaměstnancům na služební cesty minimalizuje administrativní práci a usnadňuje řízení výdajů během služebních cest.

Vyúčtování cestovních náhrad

S INSIO je možné rychlé a přesné vyúčtování nákladů, včetně dopravy, ubytování a dalších výdajů.

Proces schvalování

Flexibilní nastavení procesu schvalování v INSIO umožňuje definovat různé úrovně schvalování pro žádosti o služební cesty a související výdaje. Tato funkce zvyšuje kontrolu nad výdaji a zabezpečuje, že všechny cesty a náklady jsou schváleny v souladu s firemní politikou.

• Centrální správa služebních cest

• Rychlé schvalování příkazů

• Vše od žádosti po vyúčtování

• Přidávání podkladů k cestám

• Sledování rozpočtu

• Podpora více měn a kurzů

Správa objednávek a smluv

Správa nákupních procesů zlepšuje dodržování smluv a snižuje rizika spojená s nákupními a smluvními procesy.

Nákupní žádanky

S INSIO můžete snadno vytvářet, spravovat a schvalovat žádanky pro nákupy. Tento automatizovaný proces zvyšuje přehlednost a kontrolu nad nákupními aktivitami a zajišťuje soulad s interními směrnicemi.

Nákupní objednávky

Automatizace procesu vytváření a schvalování nákupních objednávek urychluje nákupní procesy
a zlepšuje spolupráci s dodavateli.

Smlouvy

Správa a archivace všech smluvních dokumentů včetně upozornění na blížící se termíny a platnosti smluv.

Reporting a analytika

Detailní přehledy a analýzy nákupních procesů, smluv a výdajů. Tato data usnadňují rozhodování a dodržování smluvních podmínek.

• Automatizace schvalování

• Přehled objednávek

• Smluvní limity a reporting

• Centrální přehled

• Digitální podpisy

• Upozornění na platnosti smlouvy

Personalistika a docházka (HR)

Správa lidských zdrojů a docházky pro všechny aspekty řízení personálu. Systém usnadňuje sledování pracovní doby, správu dovolených, odměn a srážek, a zajišťuje efektivní komunikaci a plánování uvnitř týmu.

Osobní kalendáře

Zaměstnanci mají osobní kalendáře, které pomáhají v koordinaci týmových aktivit a schůzek.

Adresář zaměstnanců

Snadný přístup k detailním informacím o všech zaměstnancích díky centralizovanému adresáři.

Organizační struktura

Vizualizace organizační struktury umožňuje zaměstnancům lepší orientaci ve firemní hierarchii a zefektivňuje interní komunikaci.

Evidence dovolených

Online evidence a schvalování dovolených pro plánování času zaměstnanců.

Odměny a srážky

Systém poskytuje přehledný záznam o všech finančních transakcích a usnadňuje mzdovou administrativu spojenou s odměňováním zaměstnanců.

Docházka

Docházka zaměstnanců umožňuje snadnou kontrolu odpracovaných hodin.

Majetek

Celkový přehled o majetku přiděleném zaměstnancům, jako jsou pracovní nástroje nebo vozidla.

• Adresář zaměstnanců

• Docházka, absence, odměny a srážky

• Schvalování a čerpání dovolených​

• Administrace uživatelů a rolí

• Zaznamenávání pracovní doby

• Měsíční výkazy docházek

Helpdesk (Zákaznická podpora)

Účinný systém zákaznické podpory je nezbytný pro rychlé a efektivní řešení problémů a dotazů zákazníků i zaměstnanců. Helpdesk INSIO prioritizuje a uchovává všechny požadavky centrálně na jednom místě.

Kategorizace a filtrování

Organizujte požadavky zákazníků pomocí pokročilých nástrojů pro kategorizaci a filtrování. Tato funkce usnadňuje týmu rychlé řešení nejnaléhavějších případů.

Workflow

Flexibilní pracovní postupy pro různé typy požadavků.

Integrovaný e-mailový klient

Komunikace se zákazníky přímo ze systému díky integrovanému e-mailu. Tato funkce zjednodušuje sledování komunikace a zajišťuje, že žádný požadavek nezůstane bez odpovědi.

Servisní smlouvy SLA

Definice úrovně služeb a automatická upozornění pomáhají dodržovat dohodnuté termíny.

Náklady pod kontrolou

Zobrazené náklady spojené s řešením požadavků zákazníků umožňují snižovat výdaje celé firmy.

• Praktické řešení požadavků

• Kategorizace případů

• Filtrování tiketů

• Integrovaná e-mailová komunikace

• SLA s automatickým upozorněním

• Workflow pro různé typy operací

Řízení zakázek

Systém umí sledovat průběh projektů, spravovat zdroje a zajistit, že projekty jsou dokončeny včas a v rámci rozpočtu od počáteční nabídky až po finální realizaci.

Obchod

Obchodní platforma nabízí rozsáhlý adresář firem a generuje potenciální obchodní příležitosti (leady) na základě vyhledávání pomocí IČ. Aplikace také dokáže připojovat různé dokumenty, například smlouvy, k relevantním záznamům.

Nabídky

V nabídkách naleznete kompletní přehled vašich aktivit spojených s obchodními příležitostmi, od rozpracovaných dokumentů po odeslané nabídky, a obdržené reakce.

Plánování realizací

INSIO nabízí plánování a správu realizací vašich projektů. Systém efektivně rozděluje zdroje a čas, což zajišťuje, že všechny projekty jsou dokončeny podle plánu a v souladu s očekáváními zákazníků.

• Optimalizace obchodních procesů

• Přehled stav projektů

• Kompletní souhrn na jednom místě

• Integrace s účetním softwarem

• Dokumentace a dodržování termínů

• Automatizace plánování

Servisní protokoly

Správa servisních protokolů pro efektivní správu, archivaci záznamů o údržbě a servisních zásazích. Tento produkt zajišťuje, že všechny informace o servisních akcích jsou snadno dostupné, přehledné a aktualizované, což zvyšuje efektivitu servisních týmů a podporuje kvalitu zákaznického servisu.

Uživatelská definice checklistu

Využíváním checklistů pro různé typy údržby či servisních kontrol zajistíte, že všechny důležité kroky budou provedeny a zdokumentovány.

Podpis zákazníka

Získávání digitálních podpisů zákazníků přímo na místě pomocí mobilního zařízení a okamžité potvrzení dokončení práce zákazníkem.

Konec přepisování

Automatické generování a archivace servisních protokolů značně zvyšuje efektivitu správy servisních zásahů a minimalizuje chyby spojené s ručním zpracováním dat.

Vyhodnocení údržby

Snadný report provedené údržby a servisních prací.

• Servisní záznamy

• Generace protokolů

• Podpis na místě v mobilu

• Automatické přiřazení dokumentů

• Vlastní definice checklistu

• Zkrácený čas k vystavení faktur

ERP od INSIO

Integrovaný podnikový informační systém ERP, který poskytuje komplexní řešení pro správu a automatizaci všech aspektů společnosti. Díky jednomu systému můžete efektivně řídit procesy, zvyšovat produktivitu a podporovat růst vaší společnosti.

Centralizovaná správa dat

Veškerá podniková data shromážděna na jednom místě zajišťují konzistenci, bezpečnost a snadný přístup pro autorizované uživatele.

Záznam interní komunikace

Komunikace mezi týmy a odděleními prostřednictvím integrovaných nástrojů usnadňuje koordinaci projektů a úkolů.

Organizace dokumentů

Efektivní správa dokumentů, včetně jejich vytváření, ukládání, sdílení a archivace poskytuje nejaktuálnější verze.

Reportování a sledování výkonu

Nástroj pro reportování, analýzu a pro sledování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI).

Napojení na datovou schránku

Snadná komunikace s veřejnými institucemi pro automatizaci přijímání a odesílání oficiálních dokumentů.

Reference

Napojení na INSIO přináší firmám výrazné výhody, což potvrzují pozitivní zkušenosti a úspěšné příběhy z praxe. Představujeme vám několik konkrétních příkladů:

Porsche Česká Republika s.r.o.

Automobilová společnost zaznamenala po implementaci INSIO výrazné zlepšení ve svých procesech schvalování faktur, správy helpdesku a řízení lidských zdrojů a docházky. Díky INSIO byla schopna efektivněji koordinovat a spravovat své projekty a lépe koordinovat zaměstnanecké týmy.

XXXLutz s.r.o.

Jeden z předních řetězců v oblasti nábytku a bytových doplňků zaznamenal po zavedení INSIO pro správu budov a zařízení až 20% zrychlení procesů objednávek. Tato optimalizace vedla ke zvýšení spokojenosti zákazníků a zefektivnění interních pracovních postupů.

Union poisťovňa, a.s

Poisťovna Union využívá INSIO pro komplexní správu procesu schvalování faktur, nákupních žádanek, objednávek a smluv. Systém umožňuje efektivnější řízení cashflow a celkový proces nákupu od žádanky přes objednávku až po komunikaci s dodavateli a sledování dodaného zboží. Výsledkem je optimalizovaný nákupní proces, který přináší značné úspory času. 

Proč zvolit právě INSIO?

INSIO přináší unikátní platformu, která spravuje nejrůznější podnikové procesy na jednom místě online, čímž usnadňuje práci a snižuje potřebné zdroje času i financí. S profesionálním přístupem se můžete těšit na jednodušší každodenní práci.

S INSIO se zbavíte potřeby procházet nekonečné množství papírových dokumentů nebo navigovat mezi mnoha elektronickými databázemi roztroušenými po různých platformách. Veškeré klíčové informace budou systematicky uspořádány v přehledném a intuitivním uživatelském rozhraní.

INSIO, aplikace pro chytřejší práci.