Porsche Česká Republika s.r.o., zastupující největšího evropského výrobce automobilů, je významným hráčem na českém automobilovém trhu. Společnost s více než 500 zaměstnanci a širokou modelovou řadou vozů, od ekonomických po prémiová SUV a užitkové vozy, klade velký důraz na komplexní služby zákazníkům. Rozhodnutí pro digitalizaci vycházelo z potřeby automatizovat stávající procesy a zefektivnit práci zaměstnanců, která již nebyla udržitelná pouze s využitím excelu či papírové dokumentace. 

Čeho společnost chtěla dosáhnout?

Cíle byly jasné: přeměnit a optimalizovat stávající procesy od nákupních požadavků a správy smluv po docházku a časovou evidenci, a poskytnout uživatelům intuitivní prostředí pro zaměstnance a jejich každodenní aktivity. Společnost hledala flexibilní a robustní řešení, které by nahradilo nebo integrovalo stávající systémy a zjednodušilo interní procesy.

Proč INSIO?

Po pečlivém zvážení byl vybrán software INSIO kvůli jeho flexibilitě a široké škále modulů. Výběr byl podpořen i snadnou integrací s existujícími systémy, minimalizující potřebu rozsáhlých změn v IT infrastruktuře Porsche. Díky modulárnímu designu INSIO bylo možné rychle implementovat řešení přizpůsobené specifickým požadavkům ve všech požadovaných oblastech. Významnou roli hrála také nabídka analytických a reportovacích nástrojů, které poskytují detailní přehled o operacích a výkonnosti společnosti.

Přínosy a výsledky

Díky digitalizaci s INSIO firma Porsche Česká Republika s.r.o. zaznamenala řadu výhod:

Nákupní objednávky: Automatizace procesu nákupních objednávek přinesla nejen zrychlení a zjednodušení schvalovacího procesu, ale díky integraci se SAP také přehlednější správu dodavatelů a lepší komunikaci s partnery.

Správa smluv: Přechod na správu smluv znamenal, že vytváření, schvalování a ukládání smluv je nyní rychlejší a plynulejší. S centrálním úložištěm a upozorněními, která informují o blížícím se konci platnosti smluv, je jejich správa intuitivnější a přehlednější. Plusem je také digitální podepisování a sledování změn v dokumentech před jejich finálním schválením, které uživatelům poskytuje jistotu v přesnosti a úplnosti smluvních podmínek.

Dokumenty a sledování platnosti: Systém správy dokumentů zabezpečil snadnou přístupnost všech dokumentů a bezpečné uložení v souladu s interními předpisy. Funkce potvrzení přečtení a omezené viditelnosti dokumentů podle uživatelských práv zvýšila interní kontrolu a dodržování norem. Toto zároveň usnadnilo auditní procesy.

Docházka a časová evidence: Zaměstnanci se mohou bez obtíží přihlašovat a zaznamenávat své pracovní hodiny z libovolného místa, což zjednodušilo výpočty mezd a přineslo výraznou úsporu času při přípravě mzdových výkazů.

Cestovní příkazy: Systém zjednodušil plánování služebních cest a vypočítávání náhrad v souladu s platnou legislativou. To přineslo rychlejší schválení a vyplácení cestovních náhrad s menší administrativní zátěží.

Úspora času a nákladů: Díky zjednodušení každodenních činností se podařilo ušetřit až 9 hodin práce měsíčně každého zaměstnance. Současně díky zefektivnění rutinních úkolů a omezení manuální práce došlo k výraznému snížení výdajů.

Flexibilita a integrace: Systém byl jednoduše integrován s existujícími systémy (včetně SAP).

Co INSIO změnilo?

Zavedení INSIO představovalo velký skok kupředu ve způsobu, jakým firma spravuje své každodenní činnosti. Od nákupních objednávek a správy smluv, přes dokonalou organizaci dokumentů, až po docházku a evidenci pracovní doby – vše se přesunulo do online prostředí. 

Co to přineslo? Rychlejší procesy, méně papírování a spokojenější zaměstnance, kteří nyní mohou věnovat více času tomu, co má skutečný význam.

Roman Marsa, Project Manager, sdílí své zkušenosti:

"Spoluprací s INSIO jsme získali flexibilnější pracovní prostředí a významně snížili náklady. Přesun do online prostoru nám umožňuje potkávat se virtuálně s plnou podporou práce na sdílených dokumentech online, ať už se jedná o objednávky, smlouvy, výkazy docházky či cestovní příkazy."

Závěr

Digitalizace není pouhým trendem. Představuje klíčovou strategii v konkurenceschopnosti na současném i budoucím trhu. Spolupráce s INSIO přinesla této přední společnosti v automobilovém průmyslu značné konkurenční výhody, od zjednodušení firemních procesů až po poskytování lepších služeb zákazníkům.

Tento příklad ukazuje, že investice do správného digitálního řešení může vést k výrazným zlepšením ve všech aspektech podnikání, že je možné překonat různorodé výzvy a dosáhnout mimořádných výsledků. Správně zvolený technologický partner může firmu posunout na novou úroveň.