XXXLutz, druhý největší prodejce nábytku na světě, je něco více než jen maloobchodník. Jeho ikonická červená židle, která se stala součástí korporátní identity od roku 2004, je dnes rozpoznatelným symbolem po celé Evropě. Skupina XXXLutz provozuje více než 350 domů nábytku ve 13 zemích a zaměstnává přes 25 000 osob. Tento gigant, jenž své počátky datuje do poloviny 20. století jako malá řemeslná dílna, dnes dosahuje mnohamiliardových obratů a neustále rozšiřuje svou působnost nejen v kamenných prodejnách, ale i v online prostředí.

Co XXXLutz potřebovalo?

S narůstající složitostí svého podnikání stála firma před výzvou: jak efektivně zvládat správu inventáře zařízení a dokumentace napříč svou rozsáhlou sítí prodejen. Klíčovým požadavkem bylo získat kontrolu nad procesy plánované údržby, prováděním revizí, a také nad komplexní evidencí budov a zařízení. Tato potřeba byla nezbytná pro udržení plynulého provozu všech obchodů a zajištění, že podnik splňuje všechny regulativní požadavky a standardy.

Proč se XXXLutz rozhodl pro INSIO?

XXXLutz hledalo řešení, které by nabídlo centralizovanou správu dokumentů, zařízení, a také platformu podporující efektivní komunikaci a workflow mezi prodejnami. INSIO nabídlo online řešení, které splnilo všechny tyto požadavky, a navíc bylo schopno poskytnout přizpůsobené notifikace a plánování údržby.

Aplikace umožnila spravovat online přes 2 000 zařízení v několika prodejnách v Česku a na Slovensku, čímž značně zjednodušila evidenci dokumentů a umožnila jednotlivým obchodům snadný online přístup ke svým dokumentům.

Výhody a výsledky

Napojení aplikace INSIO přinesla do XXXLutz řadu výhod:

Efektivnější správa dokumentů: INSIO revolučně změnilo způsob správy a archivace dokumentů u XXXLutz, nabízejíc přímý a rychlý přístup k důležitým informacím a značně zlepšujíc možnosti jejich auditu.

Plánování údržby: Implementace přesného systému plánování údržby a revizí v souladu s vyhláškami ČSN přinesla významné snížení rizika pokut za nesplnění regulativních lhůt, přičemž zvýšila spolehlivost a efektivitu správy téměř 2 000 zařízení.

Zlepšená komunikace: Díky online řešení se zaměstnancům podařilo efektivněji komunikovat mezi tými v rámci jednotlivých prodejen.

Přizpůsobené role a pracovní postupy: Přehledné řešení pro správu úkolů a oprav, kde každý zaměstnanec má přístup pouze k relevantním informacím a úkolům, včetně automatických notifikací před plánovanými revizemi, čímž předešel možným pokutám za nesplnění zákonných lhůt.

Dopad zavedení INSIO na efektivitu údržby v XXXLutz

„Systém INSIO přispěl k dodržování termínů revizí a zjednodušil evidenci potřebných dokumentů. Velkou pomocí je on-line přístup jednotlivým obchodním domům k jejich dokladům.“

Petr Chodera

Správa budov CZ/SK/PL 

Průběh cesty XXXLutz

Přechod od papírových systémů a elektronických tabulek směrem k jednotnému online systému má značný dopad na efektivitu a produktivitu podniku. V dnešní době, kdy je digitalizace dostupnější než kdy předtím, umožňuje technologický rozvoj a široký výběr řešení firmám značně optimalizovat své operace s minimální investicí a okamžitým nasazením.

Vzhledem k neustále rostoucímu objemu dat může být lokalizace klíčových dokumentů mezi stohy papírů nebo v nepřehledných digitálních tabulkách obtížná. Systémově uspořádané a snadno přístupné informace v online prostředí však odstraňují potřebu frustrujícího a časově náročného prohledávání.

Firmy všech velikostí mají možnost úspěšně adaptovat online řešení. Tento krok potvrzuje, že vhodně zvolené nástroje spolu s ochotou k proměně mohou otevřít dveře ke zlepšení. Digitalizace se tak stává zásadním prvkem pro změnu firemních procesů, což představuje klíčový krok na cestě k efektivnější a produktivnější budoucnosti.