Zefektivnění pracovních procesů v účetnictví: Jak na to?

Problematika tradičního účetnictví

Účetní oddělení se neustále potýká s mnoha výzvami. Zdlouhavé zpracování faktur, komplikovaná správa smluv, chyby ve vedení účetních knih a nesrovnalosti ve skladovém hospodářství jsou jen některé z nich. Každá z těchto oblastí vyžaduje pečlivou pozornost a správné zpracování, aby byla zajištěna finanční přesnost a dodržení regulatorních standardů. Správné zpracování faktur zahrnuje nejen jejich evidenci a platbu, ale také sledování tok peněz a správu vztahů s dodavately.

• Zpracování faktur je časově náročné a náchylné k chybám, což vyplývá z nutnosti zpracovat velké množství faktur, včetně jejich příjmu, ověření, zaúčtování a archivace. 

• Správa smluv vyžaduje důsledné sledování a obnovu smluvních termínů.

• Chyby v účetních knihách mohou vést k finančním nesrovnalostem, což nutí firmu monitorovat, zda má dostatek peněz pro své operace.

• Skladové hospodářství přináší výzvy spojené se správnou evidencí a přehledem zásob a pravidelné provádění inventur je nezbytné pro správné vedení účetnictví.

• Dodržování regulatorních standardů zahrnuje neustálé aktualizace a dodržování předpisů.

• Vztahy s dodavateli vyžadují efektivní management a rychlou komunikaci.

Výhody digitalizace v účetnictví

Digitalizace zasahuje do všech aspektů podnikání, a účetnictví není výjimkou. Moderní digitální nástroje nabízejí efektivnější způsoby zpracování a správy účetních dat, což vede k významnému snížení administrativy a eliminaci papírování. To šetří čas a snižuje pravděpodobnost chyb, které mohou vyplývat z manuálního zpracování.

INSIO mění hru

INSIO není účetní software; je to robustní platforma, která integruje různé podnikové procesy a ulehčuje práci účetního oddělení. Díky schopnosti napojit se na různé účetní a ERP systémy, umožňuje automatizaci mnoha operací, které by jinak vyžadovaly manuální práci.

Představte si situaci:

Dostáváte faktury v papírové formě a musíte je ručně zapisovat do systému. INSIO tento proces zrychluje díky skenování a nahrávání faktur přímo do systému, kde jsou automaticky zpracovány a připraveny ke schválení či úhradě.

Klíčové vlastnosti systému INSIO: 

• Automatizace a integrace: Možnost napojení na různé účetní systémy, jako jsou SAP a MS Dynamics, to minimalizuje potřebu manuálního přepisování dat. Funkce automatického vytěžování dat z faktur až do úrovně položek, párování s objednávkami či smlouvami a jejich přenos do účetního systému.

• Centralizovaná správa smluv a objednávek: Ukládání všech smluv a objednávek v online prostředí na jednom místě, což zjednodušuje přístup a správu. Schvalovací procesy lze nastavit podle firemních politik.

• Evidence majetku: Sledování firemního majetku a zásob s aktuálními informacemi o stavu a hodnotě majetku.

• Reporting a dashboards: Pokročilé možnosti reportingu a vizualizace dat, které umožňují účetním a finančním manažerům efektivně monitorovat a analyzovat finanční výkonnost firmy v reálném čase.

• Mobilní aplikace: Umožňuje účetním pracovat efektivně odkudkoliv, využívajíc technologie jako GPS, NFC, QR kódy nebo čárové kódy pro ideální práci v terénu.

• Schvalovací procesy: Zjednodušuje proces schvalování faktur a poskytuje úplný přehled o všech fakturách a stavu jejich zpracování pro lepší kontrolu nad financemi.

• Bezpečnost: Digitální oběh dokumentů snižuje potřebu papírových záznamů a zajišťuje bezpečnost dat s certifikací ISO 27001, podporuje zelené a udržitelné podnikové procesy.

• Měřitelné výsledky s INSIO: Uživatelé hlásí až 65% úsporu času svých účetních, spolu s možností zpracovat více než 1200 faktur za den.

Spokojení Klienti a Reference

Firmy jako UNION pojišťovna a Heimstaden hlásí významné zlepšení efektivity a snížení nákladů. Systém jim zkrátil čas potřebný ke schválení faktur až o 35 % a každý zaměstnanec ušetřil průměrně 9 hodin práce měsíčně.

Shrnutí

Zefektivnění účetních procesů není jen o úsporách času a nákladů. Je to o převzetí kontroly nad firemními procesy, zajištění flexibilnosti v každodenních úkolech a umožnění vašemu týmu pracovat chytřeji, nikoli náročněji.

Chcete se dozvědět více o tom, jak může INSIO pomoci vaší firmě? Pro více informací navštivte naší webovou stránku nebo nás kontaktujte.